【自社でAIって効率化できる？】
1分ごとの作業をAI分析。ムダ時間、見える化できます
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いつもありがとうございます。メガピーアールの禰津（ねつ）です。
「AIを使って業務効率化したいけど、そもそも何をAIに任せればいいのか分からない」
最近、こんな相談が増えています。
実は、AIを導入する前に大切なのが、今の仕事で“何に時間を使っているのか”を知ることです。
先日、AIを使った業務効率化サービスを勉強していて、
「これは面白いな」と感じるものがありました。
それが、パソコンで行っている作業を記録・分析して、時間のかかっている仕事やムダになっている作業、自動化できそうな仕事を見つけるサービスです。
■ まず仕事を「見える化」する
今回ご紹介するサービスでは、パソコン画面のスクリーンショットなどを一定間隔で記録し、
「どんなソフトを使っているか」
「どんな作業をしているか」
「どの仕事に時間を使っているか」
などをAIが分析する仕組みです。
そこから、
「この作業に時間がかかりすぎています」
「この作業とこの作業はまとめられそうです」
「この入力作業は自動化できる可能性があります」
「この業務は担当者によって時間差があります」
といった改善候補を見つけていくイメージです。
これ、かなり現場向きだと思います。
業務効率化って、
「もっと早くやって」
「ムダを減らして」
「残業を減らして」
と言うだけでは、なかなか改善しません。
なぜなら、そもそも何がムダなのか分かっていないからです。
名古屋弁で言えば、
見えんもんは直しようがないですて。
だから最初に“仕事の健康診断”をする。
その上でAIや自動化を入れる順番の方が、ムダが少ないと思います。
■ こんな会社さんに合いそうです
例1：事務作業が多い会社
仮に、社員1人あたり1日30分のムダ作業が見つかったとします。
30分 × 月20日 ＝ 月10時間
社員10人なら、単純計算で月100時間です。
すべてを削減できるわけではありませんが、これまで気づかなかった時間を数字で確認できれば、改善する優先順位が見えてきます。
例2：同じ入力や転記を何度もしている会社
例えば、
「メールで届いた数字をExcelに入力する」
「Excelから別のシステムへ転記する」
「同じ顧客情報を複数の場所に入力する」
といった作業を、毎日3回、5回、10回と繰り返しているケースがあります。
1回は数分でも、年間で考えるとかなりの時間です。
こうした単純・反復作業は、AIやRPA、システム連携などで自動化できる可能性があります。
例3：社員ごとの仕事の進め方に差がある会社
同じ作業なのに、
Aさんは 20分
Bさんは 40分
かかっていることがあります。
Bさんが悪いとは限りません。
Aさんだけが便利なショートカットを知っていたり、Bさんの作業手順に余計な工程が入っていたりする可能性もあります。
仕事の流れを見える化できれば、効率の良い方法を社内で共有して標準化することもできます。
これは業務効率化だけでなく、新人教育にも使えそうです。
■ 何がすごいのか
一番面白いのは、
「なんとなく忙しい」を、数字と仕事の流れで確認できること。
社長からすると、
「みんな忙しそうだけど、何がそんなに大変なんだろう？」
社員さんからすると、
「毎日バタバタしとるけど、どこを直せば楽になるのか分からん」
ということ、ありませんか？
そこをAIが整理して、
①時間がかかっている仕事
②繰り返している仕事
③人によって差がある仕事
④自動化できそうな仕事
を探してくれる。
AIというと難しく聞こえますが、私は**「仕事の健康診断」**のようなものだと思いました。
■ AI業務効率化は、この順番がおすすめです
いきなり「AIを導入しましょう」ではなく、次の順番が分かりやすいです。
現在の仕事を記録する
どこに時間を使っているか確認する
ムダ・重複・待ち時間を探す
AIやシステムで自動化できる部分を選ぶ
人がやるべき仕事とAIに任せる仕事を分ける
導入後に、本当に時間が減ったか確認する
この順番なら、「AIを入れたけど結局使わなくなった」という失敗も減らしやすいです。
■ うまくいかない原因チェック3つ
① 最初から全部自動化しようとする
→ まずは1つの部署・1つの業務から始める方が安全です。
「請求書入力だけ」
「問い合わせ対応だけ」
「日報作成だけ」
くらいからスタートする方が、効果も確認しやすくなります。
② 数字を取っただけで終わってしまう
→ 分析の目的は監視ではなく改善です。
「30分かかっている」ことが分かったら、
なぜ30分かかるのか、何を変えると20分になるのかまで考える必要があります。
③ 社員さんに目的を説明せず導入する
→ ここはかなり重要です。
パソコン画面などを記録する場合、社員さんからすると
「監視されとるの？」
と感じる可能性があります。
社員を評価・監視するためではなく、ムダな仕事を減らして楽にするためという目的を、事前にきちんと共有した方が良いと思います。
■ 注意点もあります
今回ご紹介している仕組みは、パソコン画面など業務状況を記録するため、個人情報・機密情報・顧客情報・パスワードなどの取り扱いには十分な注意が必要です。
導入する場合は、
何を記録するのか
誰が閲覧できるのか
どのくらい保存するのか
記録してはいけない業務は何か
社員へどう説明するのか
まで決めてから利用することが大切です。
また、今回お聞きしているサービスでは現時点でWindows対応、Macは今後対応予定とのことですが、サービス名を確認できていないため、こちらでは最新仕様を独自確認できていません。
導入時には提供会社の最新情報を必ず確認してください。
■ こんな会社さんには特に面白いと思います
事務作業が多い
社員数が増えて仕事の流れが分からなくなってきた
残業を減らしたい
同じ入力作業を何度もしている
AIを導入したいが、何から始めればいいか分からない
業務効率化したいけど、社員に負担をかけたくない
人手不足なので、人にしかできない仕事へ集中してほしい
こういった会社さんなら、まず**「AI導入」ではなく「業務の見える化」から始める**のも一つの方法だと思います。
■経営者向け
「AIで業務効率化したいけど、何から始めればいいか分からない」という会社様へ。
まず現在のパソコン業務を分析し、「どこに時間がかかっているか」「何が自動化できそうか」を見える化する方法があります。
AI導入の前に“仕事の健康診断”をするイメージです。
ご興味がありましたら「AI業務分析について聞きたい」とお気軽にご連絡ください。
■社員さん向け
今回の業務分析は、社員を監視・評価するためではなく、日々のムダな作業や繰り返し作業を見つけ、仕事を楽にするために行います。
分析結果をもとに、AIや自動化を使える部分を探し、人にしかできない仕事へ時間を使える環境づくりを目指します。
記録対象や情報の取り扱いについても、事前にルールを決めた上で進めます。
■ まずは「自社でAIって効率化できる？」からで大丈夫です
「AIを導入したいけど何から始めればいい？」
「うちの会社にもムダな作業がある？」
「何が自動化できそう？」
そんな段階からで構いません。
まず今の仕事を見えるようにして、
AIに任せる仕事と、人がやるべき仕事を分ける。
これからの中小企業の業務効率化では、この考え方がますます大切になってくると思います。
「これ、うちでも使える？」
「一度、話を聞いてみたい」
と思われた方は、お気軽にお問い合わせよりお申し付けください。
それでは、引き続きよろしくお願いいたします。
メガピーアール 禰津（ねつ）
